Информационная система среднего предприятия (1998)

Моя старая статья в еженедельной петербургской газете "Компьютер-ИНФО" №8(110) в марте 1998 г. Публикуется в ходе формирования архива. Некоторые приведенные данные устарели, точки зрения, оценки и акценты сместились, но как документ эпохи развития рынка отечественных КИС (корпоративных информационных систем) в России вполне соответствует духу времени. В подготовке статьи принимала участие Н.В. Бубнова, руководитель отдела ИТ "ГСК Аудит", постановщик основных прикладных задач упомянутой в статье системы ONTARIO

Введение

Вычислительная техника уже настолько прочно вошла в нашу жизнь, что вряд ли кто–либо сможет представить себе офис современной фирмы, где на столе сотрудника не стоял бы персональный компьютер. Поэтому на вопрос: «Автоматизирован ли учет и хозяйственная деятельность на вашем предприятии?» большинство руководителей крупных, средних, и даже малых фирм не задумываясь ответят утвердительно. Между тем, создание информационной системы на предприятии, которая действительно помогает управлять бизнесом, не может ограничиваться приобретением компьютеров, объединением их в сети и установкой офисных пакетов, бухгалтерских и складских программ, а потребует комплексного решения, объединяющего все аспекты основных видов деятельности и менеджмента.

Настоящий период развития компьютеризации бизнеса можно охарактеризовать как постепенный переход к корпоративным информационным системам (КИС) прежде всего со стороны крупных компаний. Это объясняется высокой стоимостью внедрения таких систем, исчисляющейся порядком сотен тысяч долларов. Тем не менее на рынке информационных систем имеется достаточно большой сегмент, состоящий из средних предприятий (а также, как ни печально, и крупных фирм, еще не осознавших, что бухгалтерская программа за $500 не сможет решить их задачи). Данные предприятия также имеют потребность в комплексной информационной системе, но меньшего масштаба и, соответственно, меньшей стоимостью. Их реальная готовность приобрести и внедрить такую систему находится на уровне десятков тысяч долларов.

В соответствии с изменяющейся ситуацией на рынке потребителей программного обеспечения, появились два основных направления развития программных продуктов, суть которых, сравнительные характеристики и особенности будут приведены далее.

Портрет среднего предприятия нашего времени и особенности национальной автоматизации

Под современным российским средним предприятием мы представляем себе коммерческую организацию, преимущественно торговую или торгово-производственную, штат которой насчитывает от 15 до 100 человек. Фирма имеет, хотя бы один филиал – это может быть удаленный склад, магазин, представительство и т.п. Как правило, это вчерашние развившиеся малые фирмы, наследующие как организацию ведения бизнеса, необходимое оборудование, оргтехнику, компьютеры, так и программные продукты, автоматизировавшие ранее труд немногочисленных сотрудников. В типичном случае «джентльменский набор» – это бухгалтерская программа, электронные таблицы для менеджеров, и некоторые специфические программы, например для учета продаж, ведения склада или просто выписки счетов и накладных, созданные "захожим" или «своим» программистом.

Решение о необходимости внедрения информационной системы, как правило, приходит в период расширения объемов и сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах для информационной поддержки может быть достаточным аккуратное ведение небольшого документооборота и бухгалтерии, тогда как компьютер используется наравне с другой офисной оргтехникой. Но с ростом бизнеса выясняется, что та же самая бухгалтерская программа мало пригодна для оперативного учета и анализа, поскольку сведение баланса производится гораздо реже, чем это необходимо в повседневной работе. Увеличиваются потоки трудно сопоставимой информации из разных подразделений, которые необходимо обобщать и оценивать как в комплексе, так и относительно других.

Это происходит даже в том случае, когда каждое структурное подразделение фирмы уже располагает средствами автоматизации собственной деятельности – так называемый «подход от АСУ» – отсутствует оперативный доступ к комплексной информации и ее анализ на разных уровням по разным показателям, что вынуждает собирать данные «по отделам–по частям» и обрабатывать, например, средствами электронных таблиц. Краткий обзор типичных решений и проблем автоматизации «от АСУ» различных аспектов деятельности средних предприятия выглядит примерно так.

Документооборот во многих фирмах организован как создание файлов–документов средствами офисных пакетов для Windows (Word, Excel и т.п.) и хранение их на общедоступном файловом сервере. Это достаточно просто, не совсем удобно, и совсем ненадежно. При таком ведении документооборота, документы, как правило обладают неприятной способностью теряться. Неизвестно также, кто внес очередные изменения в содержание документа. Могут появиться несколько копий одного документа. Порой сотрудники создают один и тот же тип документа (например счет или договор) разной формы. Корректная нумерация входящих и исходящих документов также вызывает определенные трудности. С увеличением объема документооборота проблемы растут в геометрической прогрессии.

Складской учет и движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) автоматизирован практически во всех фирмах, где есть достаточно большой объем движения ТМЦ, уже не поддающихся ручному оперативному учету по карточкам товара. Сложившаяся ситуация здесь неоднозначна. Долгий по времени и с большой нагрузкой для сети пересчет себестоимости и текущих остатков для файл–серверных программ, с одной стороны, и отсутствие необходимости переходить на более мощную клиент–серверную платформу простым «переписыванием» имеющейся программы, с другой. Эта позиция понятна, поскольку при простом переходе на новую программу интеграции данных склада, например с финансовыми потоками не получится, а данные складских работников все так же не будут совпадать с бухгалтерией. Тем не менее на сегодня, отделы продаж, сбыта и снабжения достаточно оперативно получают ведомости по остаткам и движению ТМЦ на отдельных точках. Проблемы возникают при появлении сети филиалов, магазинов и складов, данные с которых необходимо собирать и обрабатывать в реальном масштабе времени. Решение задач автоматизации управления запасами, резервирования, распределения, как правило, отсутствует.

Бухгалтерский учет и отчетность. Достаточно большой рынок бухгалтерских программ, рекламирующих «полную автоматизацию бухгалтерского учета» позволяет сделать «свой» выбор. Однако, полная автоматизация собственно бухгалтерского учета, как правило, не получается – или какие-то аналитические ведомости приходится вести вручную, или не подходит учет зарплаты и приходится покупать дополнительно такую программу, а затем копировать данные в «главную» задачу и т.п. И хотя, не совсем все так, как предполагалось, но однако печатаются платежные поручения и можно оперативно получить их реестр за период с аналитикой, можно получить оборотно–сальдовую ведомость по счетам к концу квартала, аккуратно ведется кассовая книга, рассчитываются и выводятся на печать по соответствующей форме балансы и финансовые отчеты. Можно сказать – бухгалтерия автоматизирована.

Управленческий учет и анализ деятельности. Как правило это внутрифирменная отчетность оригинальной формы по данным о затратах из бухгалтерской программы в конце отчетного периода (после сдачи баланса) или агрегированные данные из разных отделов, которые рассчитываются по формулам в электронной таблице типа Excel. Чуть легче, когда есть специальная программа, которая агрегирует данные с различных участков учета (как в случае с удаленным складом или магазином), но в любом варианте, получаем информацию за прошлый период и не всегда вовремя, в то время как основой управленческого учета является оперативность и достоверность.

Подобная проблема уже вставала перед американскими предприятиями в 50-60-х годах: их захлестнул тяжелый кризис, вынуждавший решать непростую задачу – то ли создавать локальные системы (автоматизирующие бухгалтерию, склад и т.п.), то ли идти по пути создания интегрированных информационных систем. Комплексные системы демонстрировали явные преимущества – кроме четко поставленного учета и контроля они умели собирать и анализировать всю совокупность имеющейся информации. Это давало возможность принятия более точных решений при большом выигрыше во времени. Именно поэтому на Западе даже нет понятия «АСУ», но есть понятие «информационная система» и специальная дисциплина «подготовка информации для руководства».

Внедрение информационной системы

Внедрение информационной системы на предприятии обычно происходит по одному из перечисленных ниже сценариев, но всегда требует волевого решения руководства. Как правило, это осознанное решение, вызванное пониманием того, что сохранение текущего порядка (а точнее, беспорядка) может обойтись еще дороже. Мы рассмотрим здесь особенности программного обеспечения системы, опуская технические подробности сетевого и коммуникационного оборудования.

Покупка универсальной системы. В настоящее время на российском рынке универсальных КИС нельзя выделить ни одну, дотягивающую до класса западных систем, таких как SAP R/3, IFS, Platinum и др. Из известных автору на сегодняшний день пытаются выйти на подобный уровень БОСС и Галактика. Отличительной особенностью внедрения подобного класса систем является обязательный предпроектный консалтинг и реинжиниринг бизнес–процессов, а также полный цикл от поставки оборудования до обучения администратора и пользователей, стоимость которого могут позволить себе только крупные предприятия. Внедрение системы может занимает несколько месяцев в зависимости от масштаба сферы деятельности. Универсальность подобных систем достигается обычно большим числом параметров, настраиваемых специалистами внедренческой фирмы и системным администратором.

Собственная разработка и внедрение силами коллектива специалистов самой фирмы позволяет получить продукт, который может не обладать универсальностью покупной системы, но обязательно отражает специфику организации бизнеса–процессов и учета на данном конкретном предприятии. С точки зрения затрат такой вариант, как правило, оказывается дороже покупного продукта и требует не только высококвалифицированных исполнителей, но, в первую очередь, системного анализа, постановок общей и частных задач, а также эффективного управления разработкой проекта. Однако, в результате может получиться система, наиболее полно удовлетворяющая все потребности информационного обеспечения и управления предприятием.

Привлечение сторонних разработчиков и делегирование полномочий по внедрению (аутсорсинг) можно рассматривать как «золотую середину» между покупкой системы и ее созданием собственными силами. В этом случае вы также получаете «свою» систему, но с меньшими затратами, поскольку информационная система создается на основе уже имеющейся базовой части (ядра, платформы), не возникает необходимости содержать штат высококвалифицированных работников и руководить проектом, у самих разработчиков есть опыт и представления о том, «как это делается». Заказчик же совместно с предполагаемым партнером должен сформулировать собственные бизнес–правила и требования к системе в виде технических заданий.

Привлечение сторонних разработчиков или совместная их работа с уже существующими на предприятии службами АСУ в современных условиях видится наиболее оптимальным решением для средних предприятий, которое позволяет получить комплексную информационную систему.

Предлагаемые решения

К настоящему времени многие фирмы, выпускавшие ранее программное обеспечение для автоматизации предприятий в виде бухгалтерских, складских и прочих программ вынуждены пойти по пути их интеграции в единое целое. Таких путей наметилось два: адаптация взаимодействия уже существующего программного обеспечения и разработка принципиально нового.

Основным недостатком адаптационного подхода является то, что почти все «старые» системы построены «от бухгалтерии» и в принципе не приспособлены, например, для оперативного учета или учета движения ТМЦ. С другой стороны, подавляющее большинство таких программ было реализовано в файл–серверной технологии, что резко ограничивает сферу их применения малыми предприятиями с небольшими оборотами. Как показывает практика, суммарное число элементарных операций за некоторый период (например, те же проводки по складу за месяц), превышающее несколько десятков тысяч уже делает применение подобной системы вначале затруднительной, а затем и вовсе невозможной. Необходимость работы с удаленными подразделениями также вызывает организационные трудности и физическую невозможность постоянного получения оперативной информации. Безопасность данных при внештатных аварийных ситуациях, как и от последствий несанкционированного доступа квалифицированного пользователя не гарантируется и не обеспечивается.

Исходя из вышеназванных проблем, ставших камнем преткновения и своеобразным «файл–серверным тупиком», некоторые производители, все же начали разработку комплексных систем автоматизации, что называется, «с нуля» опираясь на широкие возможности клиент–серверной технологии работы с СУБД, включая многоуровневые схемы. Не претендуя на всеобъемлющий анализ, попробуем произвести краткий обзор предлагаемых на рынке программного обеспечения систем (см. сводную таблицу)

Какая система Вам нужна?

На этот вопрос не существует однозначного ответа, но, надеемся, что после прочтения этой небольшой статьи у Вас появились некоторые критерии для выбора того или иного варианта. Если Вы пришли к пониманию, что эффективность дает только внедрение комплексной информационной системы, мы будем рады, что в этом есть и наша доля участия.

Может быть следует подумать об ограничениях простых программ, если Вы предполагаете расширять сферу и масштабы деятельности. Может быть имеет смысл воспользоваться консультациями сторонних специалистов для получения объективной оценки. И вряд ли следует надеяться, что тот постоянно занятый человек в вашей фирме, который занимается обслуживанием компьютеров и сопровождением офисного программного обеспечения, но по какому–то недоразумению называемый всеми сотрудниками программистом, сможет решить даже малую часть проблем.

Краткий обзор предлагаемых на рынке программного обеспечения систем

Система, производитель

Основные характеристики и функции

Преимущества

Недостатки

Серия «1С»,

1С, Москва

Автоматизация различных служб фирмы. Набор из «1С–Бухгалтерия», «1С–Торговля», «1С–Склад», «1С–Зарплата»

Пользовательское приложение работает под Windows 95/NT с файл–сервером (как правило NetWare)

  • Крупномасштабная сеть представительств фирмы в регионах
  • Относительная дешевизна комплекта и привлекательность «коробочной» версии
  • Удобный пользовательский интерфейс
  • Гибкость настройки под конкретного заказчика как самим заказчиком, так и авторизированным дилером
  • Необходимость обязательной настройки на специфичном 1С–языке. В противном случае система напоминает бухгалтерский Excel
  • Стоимость настроек, консультаций и сопровождения далеко превышает цену приобретения самого комплекта
  • Файл-серверная технология
  • Появление расхожего каламбура в вакансиях специалистов вроде «бухгалтер–программист» или «программист на 1С»
«Экипаж»,

RPI, Москва

Автоматизация управленческого учета торгового предприятия

Приложение работает под Windows 95/NT как с файл–сервером, так и с SQL–сервером посредством ODBC

  • Возможность применения клиент–серверной платформы в виде SQL–сервера хранения данных и проведения транзакций
  • Отсутствие специализированного приложения – вся оболочка пользователя интегрирована и располагается в среде MS Word и MS Excel 97
  • Повышенные требования к мощности пользовательских персональных компьютеров
  • Использование SQL–сервера, как высоконадежного, но пассивного хранилища данных и вследствие того более низкое быстродействие по сравнению с реальными клиент–серверными системами
«Компас+SQL», Компас, СПб Комплексная система корпоративного учета

Приложение работает под Windows 95/NT c SQL–серверами Oracle, InterBase, MS SQL Server, Sybase

  • Достаточно полный набор прикладных модулей, работающих с единой базой данных на основе клиент–серверной технологии
  • Гибкая настраиваемая система отчетности и введения новых атрибутов учитываемых объектов
  • Возможность работы со многими серверами «неродственных» семейств оборачивается потерей быстродействия, использованием сервера в качестве пассивного хранилища данных и перенесением логики обработки данных от сервера на клиентское приложение и компьютер. Решение возможно только при наличии отдельных версий для каждого сервера
  • Возможность оперативного изменения структуры базы данных ухудшает характеристики используемой системы, либо приводит к очень ограниченному, исключительно информационному использованию новых атрибутов
«Ultima–S»,

Ниеншанц, СПб

Комплексная система корпоративного учета и платформа для построения информационной системы

Приложение работает под Windows 95/NT, сервер баз данных – MS SQL Server

  • Достаточно полный набор прикладных модулей, работающих с единой базой данных на основе клиент–серверной технологии
  • Единое пользовательское приложение для всех рабочих мест (единообразие интерфейса)
  • Полная объектная ориентированность системы
  • Интеграция со средствами MS Word и MS Excel
  • Низкие требования к мощности пользовательских компьютеров
  • Позиционирование продукта, как технологической платформы для создания заказчиком «своей» информационной системы
  • Работа системы только с MS SQL Server
  • Высокие требования к производительности сервера
«Ontario System»,

ГСК Аудит, СПб

Система корпоративного учета и универсальная платформа для построения клиент–серверных приложений (Delphi 2 + MS SQL Server)

Приложение работает под Windows 95/NT, сервер баз данных – MS SQL Server

  • Разработка прикладного обеспечения системы под каждого конкретного заказчика
  • Полная объектная ориентированность системы
  • Интеграция со средствами MS Word и MS Excel
  • Хорошие характеристики при работе удаленных подразделений с сервером центрального офиса
  • Единое пользовательское приложение для всех рабочих мест (единообразие интерфейса)
  • Наличие системы электронных заказов для пользователей Internet
  • Низкие требования к мощности пользовательских компьютеров
  • Позиционирование продукта, как технологической платформы для возможности создания заказчиком «своей» системы
  • Работа системы только с MS SQL Server
  • Высокие требования к производительности сервера